Zoom FAQ

An dieser Stelle finden Sie die häufigsten Fragen rund um den Einsatz der Videokonferenzsoftware Zoom.us in unseren Bildungsformaten:


Allgemein

Wie kann ich an einem Webinar / Talk teilnehmen?

Hier finden Sie:

    • Teilnahme per Software
    • Teilnahme ohne Software
    • Teilnahme an einem Testmeeting

An unseren Webinaren teilzunehmen ist sehr einfach. Wir benutzen hierfür die Videokonferenzlösung Zoom.us und Sie haben die volle Kontrolle darüber, ob Sie mit aktivierter Webcam, aktiviertem Mikrofon, per Festnetztelefon (nur Audio) oder völlig anonym teilnehmen. Für die Teilnahme per Smartphone oder Tablet stehen kostenlose Apps für Android und Apple Geräte zur Verfügung.


Sie haben die Zoom Software schon installiert?

  • Wenn Sie die kostenlose Zoom Software bereits installiert haben, öffnen Sie diese und klicken auf “Teilnehmen”. Geben Sie dann die Meeting ID ein, die Ihnen zugesendet wurde.
  • Denken Sie bitte daran, dem Gespräch per Computer-Audio beizutreten, da Sie ansonsten niemanden hören können.

Sie haben die Zoom Software noch nicht installiert?

Möglichkeit 1: Sie haben eine Raumnummer und ein Passwort

  • Laden Sie sich die aktuelle Zoom Version herunter und installieren Sie diese: Download Zoom
  • Öffnen Sie Zoom und klicken Sie auf “Einem Meeting beitreten”
  • Geben Sie im nächsten Schritt die Raumnummer und ggf. das Passwort ein

Möglichkeit 2: Sie haben einen Zugangslink

  • Klicken Sie auf den Einladungslink mit der Raum ID
  • (Roter Kasten) Stimmen Sie – sofern Sie Zoom noch nicht installiert haben – beim Besuchen des Linkes der Installation der Zoom-Erweiterung zu und nutzen Sie den kompletten Funktionsumfang des Dienstes. (empfohlen)
  • (grüner Kasten) Sollte Ihr Browser nichts anzeigen, können Sie den Zoom Klienten manuell herunterladen und dem Meeting beitreten.
  • (gelber Kasten) Wenn Sie die Erweiterung nicht installieren wollen oder können, haben Sie die Möglichkeit, die Veranstaltung im Chrome-Browser mit einem eingeschränkten Funktionsumfang zu benutzen. Firefox, Internet-Explorer und Safari werden leider nicht vollständig unterstützt.
  • Alternativ steht Ihnen auch eine App für iOS und Android zur Verfügung, die Ihnen wiederum einen vollständigen Funktionsumfang anbietet.

Um aktiv an einer Konferenz teilzunehmen, benötigen Sie eine Webcam und ein Mikrofon. Wichtig ist, dass Sie beim Betreten des Videokonferenzraumes dem “Computeraudio beitreten”. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie weder etwas hören noch selbst gehört werden.

In den Einstellungen der Zoom Erweiterung am unteren Ende des Bildschirms können Sie die Audioquelle verändern bzw. die Kamera und das Mikrofon aktivieren oder deaktivieren. Zudem können Sie in den Audioeinstellungen testen, ob Ihr Headset und die Kamera richtig funktionieren.

Sollten Sie noch Fragen oder Schwierigkeiten haben, schauen Sie sich den Hilfebereich von Zoom.us an, in dem viele verständliche und hilfreiche Informationen zur Verfügung gestellt werden.


Sie wollen ohne Zoom Software teilnehmen?

Es ist auch möglich über den Browser und ohne Software am einer Videokonferez teilzunehmen. Klicken Sie zuerst auf den Einladungslink, danach auch “treten Sie über Ihren Browser bei”. Bitte treten Sie per Computeraudio bei und aktivieren Sie auf Wunsch die Freigabe Ihrer Webcam und Ihres Mikrofones in Ihrem Browser. Unter Firefox, Safari, Edge und Internetnet Explorer kann es zu Fehlern kommen. Die Nutzung unter Chrome funktioniert in einem eingeschränkterem Umfang als über die Software.

Bitte beachten Sie, dass die Funktionen “Videos anpinnen”, “Whiteboard-Nutzung” sowie “eigenständiger Wechsel der Breakout Räume” im Browser nicht zur Verfügung stehen.


Teilnahme an einem Testmeeting

Sie können gerne im Vorfeld an einem Testmeeting teilnehmen, um all Ihre EInstellungen zu überprüfen.

Welche Zoom-Version verwende ich?

Um herauszufinden, welche Zoom Version bei Ihnen installiert ist, klicken Sie im laufen Meeting auf das grüne Schild in der linken oberen Ecke des Zoom Fensters und danach auf das Zahnrad für die Einstellungen:

In den Einstellungen finden Sie im Bereich “Statistiken” Ihre verwendete Versionsnummer.

Wie aktualisiere ich meine Zoom Software?

Es gibt zwei Wege, die Zoom Software auf dem Computer zu aktualisieren:

Download und Installation der aktuellen Version

Besuchen Sie die Zoom-Homepage. Hier können Sie immer die aktuelle Version herunterladen und installieren.

Aktualisierung über die Software

Wenn Sie in Ihrer Zoom Software eingeloggt sind, können Sie mit einem Klick auf Ihr Profilbild nach einer aktuellen Version suchen lassen. Ist eine solche vorhanden, können Sie die automatisch aktualisieren. Hierbei werden Ihnen im Change-Log auch die aktuellen Nuerungen angezeigt.

Gibt es Tipps bezüglich Mikrofone und Webcams?

Virtueller Hintergrund: Warum funktioniert der nicht überall?

Die Verfügbarkeit des virtuellen Hintergundes sowie der Powerpoint-Präsentation als virtueller Hintergrund ist abhängig von der Systemleistung des verwendeten Computers. Welche Grundvoraussetzungen es gibt, können Sie hier nachlesen.

Datenschutzhinweise für die Nutzung von Zoom in unseren digitalen Veranstaltungen

Die von uns verwendete Zoom Instanz wird über die Firma Connect4Video angeboten, die Geschäftssitz und Serverstandort in Deutschland haben und mit denen ein Auftragsdatenverabeitungsvertrag abgeschlossen wurde. Die Nutzung von Zoom in diesem Kontext ist als Variante über ein betriebsinternes Rechenzentrum DSGVO– und EKD-DSG konform.

Sie haben bei der Teilnahme die Wahl, welche Informationen von Ihnen über die Konferenz veröffentlicht werden. Sie können:

  • ohne Zoom-Account aktiv am Webinar durch die Nutzung der Software oder über den Browser teilnehmen.
  • einen beliebigen Namen verwenden, wenn Sie nicht wünschen, dass Ihr Name als Metadatum gespeichert wird
  • Ihre Webcam aktivieren oder deaktivieren
  • Ihr Mikrofon aktivieren oder deaktivieren

Art und Umfang der Datenerhebung bei der Nutzung von Zoom:

Angaben zur/m Benutzer*in: Der von Ihnen eingetragene Nutzername während des Meetings.

  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- /Hardware-Informationen, Teilnahmedauer
  • Meeting-Inhaltsdaten: Medienströme der Meetings (Audio, Video, Bildschirminhalte, in- Meeting- Chat) werden nur auf den C4V-Servern verarbeitet (D-A-CH). Die Inhalte sind grundsätzlich verschlüsselt und können nicht von C4V entschlüsselt werden.
  • Verarbeitungszweck: Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Online-Meetings / Videokonferenzen einzurichten und durchzuführen.

Im übrigen gelten unsere Datenschutzbestimmungen.

 

Vor dem Meeting

Wie plane ich ein Meeting?

Um ein Meeting zu planen, starten Sie (eingeloggt) die Zoom Software und klicken Sie im oberen Bereich auf “Meetings”. Hier erhalten Sie einen Überblick über alle geplanten Meetings. Um ein neues anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rahmendaten des geplanten Meetings festlegen können:

Nachdem Sie alles eingetragen haben, klicken Sie auf “speichern” und das Meeting wird in Ihrer Übersicht als geplantes Meeting erscheinen. Alternativ können Sie diese Planung auch online unter zoom.us in Ihrem Kundenkonto vornehmen.

 

 

 

Wo finde ich weitere Hilfe zur Bedienung von Zoom?

Hier empfehlen wir, den Hilfebereich von Zoom.us aufzusuchen, die bereits eine Vielzahl an verständlichen Texten und Videos zur benutzung der Software produziert haben. Einem Testmeeting können Sie hier beitreten.

Erste Schritte zur Teilnahme an einer Zoom-Videokonferenz:

 

 

Es fehlen bestimmte Funktionen wie Umfrage, Breakout Raum oder Teilnehmer-Feedback – woran liegt das?

Die Tatsache, dass bei einigen Personen wichtige Funktionen fehlen, ist nicht abhängig von gewählten Tarif, sondern von den jeweiligen Einstellungen des Hosts. In einem Blog-Artikel sind wir auf die wichtigsten Einstellungen eingegangen.

Was ist ein Host-Key und wie kann ich meine Lizenz verleihen?

Bei Zoom ist es möglich, ohne Weitergabe der Zugangsdaten die eigene Lizenz zu “verleihen”, so dass eine andere Person diese nutzen kann. Hier benötigen Sie den Moderatorenschlüssel / Host-Key, den Sie unter Zoom.us in Ihrem Profil ganz unten finden.

Als nächstes planen Sie ein Meeting, wobei wichtig ist, dass der Warteraum deaktiviert ist…

… und etwas weiter runtergescrollt der Beitritt vor dem Moderator erlaubt wurde.

Geben Sie nun den Einladungslink sowie den Moderatorenschlüssel an die Person weiter, die Ihre Lizenz ausleihen möchte. Diese loggt sich normal als Teilnehmer*in in das Meeting ein, in dem noch kein Moderator vorhanden ist, klickt in der Zoom-Software auf den Button “Teilnehmer” und beantragt rechts unten im Menü die Host-Rechte, die nach Eingabe des Moderatorenschlüssels zur Verfügung stehen.

Kann ich bei meinen Teilnehmer*innen ein Zoom-Update erzwingen?

Ja, das ist möglich, wobei “erzwingen” sehr negativ klingt. In der Tat ist es aber sinnvoll, dass die Teilnehmer*innen eine aktuelle Version nutzen, da mit der Versionierung auch Funktionen und Sicherheitsfeatures verbunden sind.

Um verpflichtende Updates zu aktivieren, gehen Sie in den Einstellungen auf “Kontoverwaltung”, dann auf “Kontoeinstellungen” und legen Sie unter “Administratoroptionen” die Mindestversion der Software fest.

Welche Einstellungen schützen mich vor Zoombombing?

Diese Frage beantworten wir gerne in einem kleinen Video:

Im Meeting

Wie richte ich Breakout-Räume ein?

Breakout-Räume kann in einem Meeting bis Version 5.4.4 lediglich der Host erstellen, ab Version 5.4.5 auch der Co-Host. Hierfür klicken Sie im Zoom Fenster auf den Button “Breakout Session”, der sich je nach Anzahl der Funktionen direkt in der Navigationsleiste oder unter dem Punkt “mehr” befindet:

Es öffnet sich in Fenster, in dem Sie die Art der Breakout-Räume auswählen können:

  • Automatisch zuweisen: Hier geben Sie die Anzahl der Räume (maximal 50) an und die Teilnehner*innen werden diesen automatisch zugewiesen. Ein eigenständiger Wechsel der Räume ist nur Co-Moderator*innen möglich
  • Manuell zuweisen: Sie legen maximal 50 Räume an und weisen die Teilnehmer*innen manuell zu. Ein eigenständiger Wechsel der Räume ist nur Co-Moderator*innen möglich
  • Teilnehmern die Auswahl eines Raumes gestatten: Sie legen maximal 50 Räume. Teilnehmer*innen, die mindestens Zoom Version 5.3 installiert haben, können sich den Raum alleine aussuchen, beitreten und wechseln.

Klicken Sie auf “Erstellen”. Sie können nun manuell Räume anlegen, löschen und umbenennen, zudem können Sie die Optionen des Raumes festlegen.

Mit einem Klick auf “Alle Sessions beginnen” starten Sie die Breakout-Räume für die Teilnehmer*innen.

Wichtig zu beachten:

Personen, die per Browser teilnehmen, können nicht eigenständig den Raum wechseln. Hier ist es Aufgabe des Hostes, die Personen auch Wunsch in die entsprechende Räume zu verschieben.

Wie wechsele ich als Teilnehmer*in eigenständig den Breakout-Raum?

Seit der Zoom Version 5.3. ist es möglich, Breakout-Räume zu erstellen, in denen sich die Teilnehmer*innen eigenständig bewegen können. Sofern Sie mindestens Ver. 5.3 installiert haben und entsprechende Räume vorhanden sind, sehen Sie in der Menüleiste Ihrer Zoom Software den Button “Breakout Session”

Barrierefreiheit und Teilnahme per Telefon

Im Falle einer Sehbeeinträchtigung oder einer schlechten Internetverbindung können Sie auch per Telefon an der Veranstaltung teilnehmen. Die länderspezifische Einwahlnummer können Sie sich in der Zoom Software anzeigen lassen . Bitte beachten Sie, dass hier die gewöhnlichen Gebühren für Festnetzgespräche anfallen.

Für Personen, die unter einer Hörbehinderung leiden, besteht die Möglichkeit, live Untertitel anfertigen zu lassen und per Chat mit den Teilnehmenden zu kommunizieren. Diese Arbeit erfordert personelle Ressourcen, die in der Regel vom Teilnehmenden organisert werden.

Kann ich in Zoom Bauchbinden und Logos einblenden lassen?

Nein, in Zoom direkt geht das nicht, aber mit Hilfe der kostenloses Streamingsoftware OBS. Wir haben hierfür ein kurzes Video ertsellt:

Ich möchte, dass mein Zoom-Fenster bei der Freigabe angezeigt wird. Wie geht das?

Damit das Zoom-Fenster bei der Freigabe mit angezeigt wird, müssen Sie drei Schritte tätigen:

  1. Loggen Sie sich unter Zoom.us ein, gehen Sie in die Einstellungen und aktivieren Sie die Option “Zoom-Fenster während der Bildschirmfreigabe anzeigen”.
  2. Wenn Sie Schritt ein ausgeführt haben, gehen Sie bitte in die Einstellungen ihrer Zoom-Software und wählen dort im Bereich “Bildschirm freigeben” die Option “Meine Zoom-Fenster bei der Bildschirmfreigabe anderen Teilnehmern zeigen”.
  3. Wenn die Option sowohl unter Zoom.us als auch in der Software aktiviert sind, müssen Sie in ein Zoom-Konto einloggen. Erst dann wird bei einer Freigabe das Zoom-Fenster angezeigt.