Online-BarCamp: Unsere ersten Schritte und Erfahrungen

Barcamps sind an und für sich schon eine tolle Sache. Entgegen des Konzeptes eines klassischen Fachtages kommen sowohl Expertise als auch Themen von den Teilnehmer*innen, die in einem Sessionplan (zeitliche und räumliche Planung der thematisch arbeitenden Gruppen) den Programmablauf gemeinsam festlegen. Ein offenes und sehr kommunikatives Format, in dem jede*r auf seine*ihre Kosten kommt.

So sollte ursprünglich auch das “Barcamp Bildung Digital” am 30.04.2020 in Kassel stattfinden, eine gemeinsame Veranstaltung des Fachbereichs Erwachsenenbildung und Familienbildung im Zentrum Bildung der EKHN, dem Zentrum Gesellschaftliche Verantwortung der EKHN, dem Religionspädagogischen Institut der EKHN und EKKW (RPI) und dem Referat Erwachsenenbildung der EKKW.

Leider sorgte das Corona-Virus dafür, dass alle analogen Veranstaltungen abgesagt werden mussten, daher entschieden sich die Kooperationspartner*innen, das Format zur Methode werden zu lassen und das Barcamp komplett online anzubieten.

Auch Dank der Tatsache, dass die coronabedingten Einschränkungen Auswirkungen auf Bildungsveranstaltungen in diesem und auch im nächstem Jahr haben werden, meldeten sich über 100 Personen an, um gemeinsam in einem großen Feldversuch die ersten Schritte in einem neuen digitalen Format zu erproben.

Da wir alle an diesen Erfahrungen anknüpfen und diese weiterentwickeln können, geht es in diesem Blog-Post um das Format “Online-Barcamp”, um die Planung, die eingesetzten Tools und die Erfahrungen, die wir mit den Teilnehmer*innen gemacht haben.

Vor dem Barcamp

• Rahmenbedingungen, Dauer, Zeitplan

Wichtig bei der Planung einer solchen Veranstaltung ist, dass nicht die Maßstäbe einer analogen Vor-Ort Veranstaltung eins zu eins übernommen werden können. Die Teilnehmer*innen befinden sich die ganze Zeit in einer eingeschränkten Haltung vor einem Bildschirm und setzen sich mit teilweise neuen Tools und Methoden auseinander. Dazu kommt die unterschiedliche Qualität der eigenen Lautsprecher und der Mikrofone der anderen Teilnehmer*innen. Schlechte Mikrofone erzeugen ein Brummen und Fiepen, das für sich alleine gar nicht mal so schlimm ist. Allerdings wirkt sich die unmittelbare Präsenz der Störgeräusche über einen Kopfhörer über die Dauer sowie die Summe mehrerer Geräusche stark auf die Aufmerksamkeitsspanne und Arbeitsfähigkeit aus. Es war uns daher wichtig, die Zeiten der Sessions auf 30 Minuten zu reduzieren und ausreichend Pausen in der insgesamt dreistündigen Veranstaltung einzuplanen, was uns leider nicht so ganz gelungen ist.

• Die Wahl der zentralen Kommunikationssoftware

Als Videokonferenzsoftware hat sich bei uns in der Vergangenheit Zoom.us bewährt, von der wir eine kirchlich-datenschutzkonforme Lösung mit deutschem Serverstandort und einer Kapazität für 300 Personen verfügen. Wichtig war uns eine Lösung, bei der eine Audio- und Videoübertragung auch bei mehr als 100 Personen zuverlässig funktioniert. Mit dieser Software hatten wir nun zwei Möglichkeiten, das Barcamp zu organisieren:

1) Ein zentraler Zoom-Konferenzraum und Einsatz der Breakout-Sessions für die Barcamp Sessions

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass die Teilnehmer*innen die ganze Zeit über in einem Videokonferenzraum bleiben und für die Sessions in eine Breakout-Session, eine Art virtueller GKleingruppenraum bei Zoom, wechseln. Der Nachteil ist hier jedoch, dass die Teilnehmer*innen nicht eigenständig den Sessionraum wechseln können, sondern immer erst den Host im zentralen Videokonferenzraum um eine erneute Zuweisung bitten müssen. Dies war für uns ein zu großer Einschnitt in die barcamptypische Autonomie, weshalb wie uns für Möglichkeit 2 entschieden haben.

2) Ein zentraler Videokonferenzraum mit fünf weiteren separaten Videokonferenzräumen

Diese Methode ist technisch wesentlich aufwendiger, da mit sechs einzelnen Videokonferenzräumen gearbeitet wird. Das bedeutet konkret, dass pro Lizenz ein Endgerät zur Verfügung stehen muss. Allerdings überwiegt in dieser Variante die Freiheit für die Teilnehmer*innen, den Konferenzraum und somit die Session nach Belieben wechseln zu können.

• Technisches Setting und Umsetzung

Technisch war das Setting relativ einfach umgesetzt, da wir über ausreichend Zoom-Lizenzen verfügten. Während Annegret Zander mit einem Laptop und einer Lizenz Sessionraum 1 verwaltete und mit einem anderen Laptop als Teilnehmerin im zentralen Konferenzraum “Foyer” war, steuerte Michael Grunewald in seinem Home-Office mit zwei Laptops die Sessionräume 2 und 3 und nahm über einen PC als Gast im Foyer teil, welches von Tobias Albers-Heinemann gehostet wurde, der mit einem zweiten Laptop und einem iPad die Sessionräume 4 und 5 betreute. Karsten Müller stand als Springer mit einer weiteren Lizenz für Notfälle zur Verfügung und wanderte zwischen den Sessions hin und her, um zu beraten, zu motivieren und zuzuhören. Über die gesamte Veranstaltungsdauer standen die vier Organisator*innen über einen Threema-Kanal in ständiger Verbindung.

• Kennenlernen über Padlet

Ein wichtiger Aspekt bei einem Barcamp ist das soziale Erlebnis, der persönliche Kontakt und das Miteinander, das in einem digitalen Format besondere Berücksichtigung finden und gestaltet werden muss. Daher haben wir bereits vor dem eigentlichen Barcamp eine Kennenlernrunde über ein Padlet initiiert, in dem sich die Teilnehmer*innen mit einem Foto und ihren Daten vorstellen und vernetzen konnten. Schön war zu sehen, dass die Hälfte der Teilnehmer*innen dieses Angebot wahrnahmen und dass über die Kommentarfunktionen ein erster Austausch stattfand.

• Technikchecks und zweites Kennenlernen

Das erste persönliche Kennenlernen fand in einem der beiden Technikchecks statt, die in den Wochen vor der Veranstaltung angeboten wurden und die wir für einen reibungsloseren Ablauf sehr empfehlen. Hier hatten die Teilnehmer*innen die Möglichkeit, erste Erfahrungen mit Zoom zu sammeln, Kameras und Mikrofone zu testen und erste persönliche Kontakte zu knüpfen.

• Sessionvorschläge über barcamptools.eu

Inhaltlich haben wir barcamptools.eu verwendet, ein Tool für die Planung und Durchführung klassischer Barcamps. Die Barcamptools-Seite war im Prinzip die Startseite für unser Online-Barcamp mit allen zentralen Links und Informationen für die Teilnahme, inklusive der Möglichkeit, Sessions vorzuschlagen, zu diskutieren und über die Etherpads zu dokumentieren. Leider erwies sich der Einsatz von barcamptools.eu für unser Online-Event als komplexer als gedacht, zumal das Tool für die Organisation analoger vor-Ort Veranstaltungen gedacht ist.

• Anschreiben mit allen Links

Der letzte Schritt der Vorbereitung war eine zentrale E-Mail an die Teilnehmer*innen mit allen Informationen, Diensten und Links, die für die Teilnahme am Online-Barcamp wichtig waren. Die Auswertung hat gezeigt, dass ein großer Teil nicht die eigentliche Startseite des Barcamps genutzt hat, sondern lediglich auf die Informationen in der E-Mail zurückgegriffen hat. Blöd, wenn dann ein Zahlendreher in einem Raumlink ist… :-/

Im Barcamp

• Social Energizer (persönliche Begrüßung, Kaffee)

Um den Einstieg in eine Videokonferenz mit 100 Personen so persönlich wie möglich zu gestalten, wurde der Raum bereits 30 Minuten vor Beginn geöffnet und alle Teilnehmer*innen mit Namen begrüßt. Karsten Müller und Annegret Zander nutzten diesen informellen Teil als eine Art „social energizer“. Über Small-Talk, direkte Begrüßung und Anrede sowie humorvolle Unterhaltungen wurde eine persönliche Atmosphäre geschaffen, die zudem als letzter “Soundcheck” diente. Gemeinsam mit fast 90 Personen wurde der Tag mit einem gemeinsamen Kaffeetrinken begonnen.

• Kennenlernen in Kleingruppen

Anstelle einer großen Vorstellungsrunde mit allen Personen gab es ein schnelles Kennenlernen in Kleingruppen in den Breakout Sessions. Diese Methode war vor allem für die Einsteiger*innen sinnvoll, die fünf Minuten lang ihre ersten verbal-kommunikativen Erfahrungen mit einer 5-6 köpfigen Gruppen machten konnten.

• Die Sessionplanung über Padlet

Nach der ersten Kennenlernrunde und der Einführung in die Barcamp-Gestaltung ging es in die Sessionplanung. Wer eine Session anbieten wollte, meldete sich zuerst im Chat der Videokonferenzsoftware, wurde aufgerufen und stellte der gesamten Gruppe die Idee vor, welche dann mit einem Satz für alle sichtbar in ein Padlet geschrieben wurde. Sämtliche Teilnehmer*innen hatten über den Chat den öffentlichen Link bekommen, um ohne Anmeldung ihr Interesse an dem Vorschlag über ein „Like“ zu bekunden.

Nach der Sammelrunde der Vorschläge hatten die Teilnehmer*innen ihre erste Pause, in der Michael Grunewald und Tobias Albers-Heinemann gemeinsam die Vorschläge im Padlet sammelten, sortierten und in den Sessionplan einfügten. Dieser Prozess war durch die Bildschirmfreigabe in der Videokonferenzsoftware für alle Teilnehmer*innen sichtbar und nachverfolgbar, so dass Rückmeldungen, Vorschläge und Anmerkungen eingebracht und direkt mit umgesetzt werden konnten.

Padlet hat sich an dieser Stelle sehr bewährt, da in der öffentlichen Ansicht die Aktualisierungen zu sehen sind, ohne dass die Seite neu geladen werden muss, die Teilnehmer*innen sich nicht anmelden oder gar registrieren mussten, um Vorschläge einzutragen oder diese zu bewerten und es problemlos möglich ist, mit mehreren Administratoren gleichzeitig ein Board zu verwalten.

• Barcamptools als zentrale Startseite

Nach der erfolgten Sessionplanung wurden die Ergebnisse ins Barcamptool übertragen, mit der Idee, dass in den Sessions, eine Dokumentation über die zur Verfügung stehenden Etherpads stattfinden kann – was übrigens auch rege genutzt wurde! Anstelle der Sessionräume standen dann im Zeitplan die einzelnen Videokonferenzräume, so dass die Teilnehmer*innen immer selbst entscheiden konnten, an welchem Angebot sie teilnehmen wollten.

Nach dem Barcamp

• Feedbackrunde über Padlet

Als Feedbacktool hatten wir uns erneut für ein Padlet entschieden, da zum einen der Dienst mittlerweile bekannt war und zum anderen hier die Möglichkeit gegeben ist, anonym Freitextantworten in vorher festgelegten Kategorien zu sammeln.

Kritische Betrachtung

„Dieses Barcamp ist ein großer Feldversuch und wir entschuldigen uns jetzt schon für die Fehler, die wir machen werden!“ war ein Satz in der Tagesbegrüßung des Online-BarCamps. Auch für uns war dies eine Premiere, daher blicken wir natürlich besonders kritisch zurück, um aus den Erfahrungen für kommende neue Formate zu lernen.

• Zeiten und Pausen anders planen

Etwas verschätzt hatten wir uns in der 40 minütigen Planungszeit der Sessions. Während es bei einer Veranstaltung vor Ort immer die Möglichkeit gibt, Fragen und Probleme in einem Seitengespräch zu klären, findet die Kommunikation für alle gleich linear in der  Videokonferenzsoftware statt. So starteten wir mit 20 Minuten Verspätung in die aktive Phase.

Auch zeigte sich, dass die geplanten 15 Minuten Pause zwischen den Sessions zu wenig waren. Einerseits ist es nicht untypisch, dass eine Session auch mal 5 Minuten länger dauert, auf der anderen Seite haben einige Teilnehmer*innen viel Zeit für den Wechsel des Videokonferenzraumes gebraucht, so dass die eigentliche Pausenphase viel zu kurz ausfiel. Daher werden wir wohl im nächsten BarCamp die Arbeitszeit der Sessions auf 45 Minuten und die Pausenzeiten auf 30 Minuten erhöhen.

• Videokonferenzräume besser benennen

Für einige Teilnehmer*innen war der Wechsel zwischen den einzelnen Konferenzräumen eine Herausforderung. Das Verlassen der zentralen Konferenz sowie Eintragen der jeweiligen Meeting-ID in die Konferenzsoftware war anscheinend herausfordernder als gedacht. Für kommende Veranstaltungen werden wir uns daher vornehmen, die einzelnen Videokonferenzräume besser zu benennen und die Zugänge durch direkte Links auf einer zentralen Website zu erleichtern.

• Drei parallele Tools sind zu viel

Nicht bewährt hat sich die Kombination aus Zoom, Padlet und barcamptools. Aus der Planungsgewohnheit heraus entschieden wir uns für barcamptools, das sich allerdings für eine reine Online-Veranstaltung als zu komplex für die Teilnehmer*innen erwies. Allein die reine Existenz zweier digitaler Sessionpläne im Padlet und im barcamptools verwirrte die Teilnehmer*innen. Hier werden wir in künftigen Veranstaltungen eher auf eine einzelne zentrale Website zurückgreifen, in der dann alle Dienste, Boards und Informationen zu finden sind.

• Raumbetreuung über Zoom Software nicht über Tablet App

Auch wenn es technisch durchaus möglich ist, eine Videokonferenz von einem Tablet aus zu hosten, empfiehlt sich auf Grund der besseren Funktionsübersicht die Verwendung einer Desktop-App. Ein Beispiel? Die Teilnehmer*innen wollen ihren Desktop freigeben. In der Zoom Software für Windows, Mac und Linux kann dies mit einem Klick über die Sicherheitseinstellungen schnell für alle eingestellt werden, über die App muss jede*r einzelne zum Co-Host ernannt werden.

• Einsatz von Kommunikator*innen und Moderator*innen

Auch wenn die Kommunikation auf einem Barcamp eine Eigendynamik entwickeln soll, unterliegt sie in einem digitalen Raum anderen Rahmenbedingungen als in einem analogen. Für Einsteiger*innen kann es daher sehr hilfreich sein, wenn in einem Videokonferenzraum ein*e Moderator*in / Kommunikator*in anwesend ist, der bei Fragen und Problemen im relativ neuen Setting zur Verfügung steht.

• Etwas Schwund ist immer…

Angemeldet hatten sich bei diesem Barcamp 105 Personen, von denen 86 gekommen sind, ein Schwund, der anscheinend nichts mit Erfahrungen bezüglich des Formates zu tun hat. Nach den ersten Sessions schrumpfte die Gruppe erneut auf 65 Personen, die dann wacker bis zum Ende dabei blieben. Diesen Schwund führen wir bei einigen Personen zum Einen auf ein negatives Kommunikationserlebnis durch eine schlechte Internetverbindung zurück. Auf der anderen Seite gab es auch Personen, denen ein online Format  einfach zu stressig war und die mit dem Raumwechsel nicht zurecht kamen.

Ausblick

Auch wenn die Liste im Rahmen der Nachbetrachtung sehr lang ist, gab es von den Teilnehmer*innen mit großer Mehrheit ein überaus positives Feedback, das für weitere Formate und Angebote motiviert, unter anderem für das Herbstbarcamp Bildung Digital am 29.09.2020 (Save the date!). Viele positive Erfahrungen und Rückmeldungen motivieren uns, weiter in diesem Aufgabenfeld zu experimentieren und Eindrücke zu sammeln.

Wir haben nun unsere Erfahrungen gemacht und sind jetzt sehr auf Ihre gespannt. Haben Sie auch schon einmal an einem Online-Barcamp oder Online-Fachtag teilgenommen oder es selbst angeboten? Wie waren Ihre Erfahrungen? Was hätte besser laufen können? Wir freuen uns auf den Austausch.